Принтер в офис в 2021 году — как подобрать оргтехнику

Лучшие МФУ для малого офиса

МФУ для небольшого офиса – самый компактный, легкий и довольно доступный тип печатающей техники. От чуть более дешевых аналогов для персонального использования эти многофункциональные устройства отличаются, прежде всего, лучшей износостойкостью и чуть более экономным расходом ресурсов, а также достаточно высокой скоростью работы и печати. При этом МФУ данного типа нередко оснащены практичными дополнениями, которые будут полезны преимущественно лишь для офиса. В то же время они несколько уступают конкурентам для средних и крупных офисов во всех этих важных аспектах, но зато стоят гораздо меньше, не столь требовательны к бумаге, издают меньше шума и потребляют меньше электроэнергии.

Чек-лист для тех, кто собирается приобрести принтер в офис

Начнем с того, что нужно четко обозначить задачи, которые принтер будет решать ежедневно. Это поможет вам сориентироваться в многообразии брендов и моделей. Для этого придется определить следующие моменты.

1. Производительность

Первое, о чем нужно задуматься, — объемы печати. То количество страниц, которое принтер способен выдавать за месяц. Если вы переоцените нагрузку, то рискуете переплатить и купить слишком мощную модель. Если недооцените, техника быстро выйдет из строя.

Бюджетные модели оснащаются специальным датчиком, который не позволяет печатать больше страниц, чем указал производитель. Профессиональные модели могут работать без остановки и перегреваться без ущерба для своего состояния. Соответственно, оптимальный выход — купить принтер помощнее и подороже.

Производительность техники варьируется 5 000 до 100 000 страниц в месяц. Чтобы подобрать оптимальный вариант, посчитайте, сколько пачек бумаги расходуется за этот отрезок времени. И тогда поймете, какой принтер выбрать для маленького, среднего или крупного офиса.

1. Печать

Фаворитами в офисном делопроизводстве являются монохромные модели. Они быстрее печатают, имеют низкую себестоимость отпечатка и стоят дешевле.

Однако если компания занимается печатью листовок, проспектов, буклетов на регулярной основе, без цветного принтера не обойтись. Цветные модели печатают не так быстро, а расходники обходятся дороже. Поскольку вдобавок к черному цвету прилагаются как минимум три основных. К тому же при печати фотографий придется платить еще и за фотобумагу.

Чтобы понять, какой принтер лучше купить для офиса, подумайте о потребностях своей компании.

1. Технология

Когда станет ясно, какая производительность и тип печати вас интересуют, наступает момент выбора технологии.

Струйная

Принцип максимально прост: печатающая головка перемещается вдоль листа и «разбрызгивает» в нужных местах крохотные капли чернил. Последние могут выталкиваться за счет нагрева и расширения (термоструйный вариант) или деформации пьезокристалла под действием напряжения (пьезоэлектрический вариант).

Вторую технологию придумали разработчики Epson и теперь используют ее во всех своих принтерах. Разработка хороша тем, что позволяет отрегулировать размер капли максимально точно, а также меньше изнашивается, поскольку нет высоких температур.

Лазерная

Если для вас важна скорость печати черно-белых документов, тогда можно не ломать голову, какой принтер выбрать для офиса. Ваш выбор — лазерная техника.

Главной действующей силой становится электрический заряд. Сначала на барабан направляется «отрицательный» заряд, а затем— лазерный луч. В итоге заряд уходит из засвеченных лазером мест, а на его место притягивается тонер. А дальше тонер переходит на бумагу, поскольку лист имеет «положительный» заряд. Завершается процесс запеканием тонера в специальной печке.

Такая технология отличается увеличенной скоростью переноса изображения на бумагу. К тому же принтер «дружит» с любой бумагой вне зависимости от ее качества. Среди минусов стоит назвать высокую стоимость техники, менее качественную цветопередачу, а также необходимость присутствия полей. Это значит, что покрыть изображением весь лист не получится.

1. Скорость печати

Выбрать принтер для работы несложно, если вы знаете, сколько страниц придется печатать за день или месяц. Если ваша задача — печать большими тиражами, этот параметр имеет ключевое значение.

Лазерные принтеры работают быстрее, чем струйные. Например, их скорость варьируется от 14 до 33 страниц в минуту и выше. Струйные принтеры не могут выдавать листы с такой скоростью. Однако при сравнении нужно учитывать скорость выдачи первого отпечатка. И в этом моменте струйная техника обгоняет лазерную, поскольку готова выдавать листы сразу после включения. Тогда как лазерному конкуренту требуется около 30 секунд на разогрев.

Если принтером пользуется несколько сотрудников и в печать отправляются небольшие документы, время разогрева может существенно притормозить работу в офисе.

1. Качество отпечатков

Еще один важный параметр, чтобы понять, как выбрать принтер для офиса. Термин «качество отпечатка» объединяет под собой степень цветопередачи, разрешения, глубины тона. Чаще всего в офисной практике используются модели с разрешением 600, 1200 и 2400 точек на дюйм.

Если мы говорим о печати текстовых документов, показатель разрешения может не учитываться. Зато если потребуется печатать иллюстрации или открытки, цветопередача, разрешение и глубина цвета имеют ключевое значение.

Максимальное разрешение для лазерного принтера составляет 1200×600 dpi, а для струйных аналогов — от 5760×1440 dpi и выше. В последнем случае мы видим уровень профессиональной типографской печати.

1. Техническое и программное обеспечение

Заранее нужно определить, как принтер подключается к ПК, ноутбуку и прочим устройствам по сети. Если планируется подключение по сети, нужна настроенная сеть. Если тянуть провода через весь офис не хочется, лучше, чтобы у принтера был wi-fi модуль.

Обратите внимание, с какими операционными системами «дружат» принтеры, чтобы не приходилось затем тратить время на перепрошивку.

1. Функции

Хороший принтер для работы в офисе умеет не только переносить текст и картинку на бумагу. Его задача — облегчить работу в офисе, поэтому могут пригодиться следующие дополнительные функции:

• двусторонняя печать — принтер оснащается блоком «дуплекс», чтобы печать велась сразу с двух сторон. Полезная опция, когда нужно сократить время распечатки больших партий материалов, а также расход бумаги;
• встроенная память позволяет сохранять некоторое количество документов, чтобы затем при случае мгновенно отправлять их в печать;
• СНПЧ — полезная опция для струйной техники, поскольку позволяет автоматически прекращать подачу печать. Хорошо для экономии чернил. Но может сказаться на качестве картинки;
• картридер позволяет проводить печать с фотоаппарата или карты памяти, не используя ПК и не подключаясь к локальной сети. Помогает распечатывать документы с устройства-носителя;
• дополнительные лотки — удобная опция, если печать ведется на разных типах бумаги. Не придется менять носители и проводить перенастройку техники. Достаточно просто переключиться на другой лоток с материалами;
• дисплей помогает понять, в каком состоянии находится картридж и на каком этапе идет распечатка. Сенсорная панель значительно упрощает работу с техникой.

Лучшие МФУ для среднего офиса

Качественное многофункциональное устройство для среднего офиса – золотая середина между простенькими сравнительно недорогими моделями для небольшого офиса и шумными дорогостоящими гигантами для фирм с очень большим документооборотом. МФУ этого класса, как правило, относятся к лазерному типу и рассчитаны на печать от 50000 до 100000 страниц в месяц. При этом они непременно оснащены достаточно емким лотком подачи бумаги и хорошим ресурсом картриджей, что позволяет минимизировать временные затраты на обслуживание аппарата. Также многие представители МФУ для среднего офиса быстро включаются и потребляют не слишком много электроэнергии.

Какое МФУ лучше выбрать в 2021 году?

Подведём итог, как сделать правильный выбор под собственные задачи.

Определившись с бюджетом на покупку (и оценив будущие затраты на саму печать), вы автоматически остановитесь на конкретном типе устройства, струйном или лазерном. В домашних условиях нет необходимости в лазерном МФУ, зато многим важна цветная печать, не нужна поддержка форматов выше A4, скорость печати практически не играет роли, а наличие СНПЧ станет настоящим подарком. Для офисных целей, наоборот, лучше подойдёт производительный лазерный аппарат с хорошей скоростью печати (от 20 страниц в минуту, ещё лучше — от 30), для некоторых рабочих задач нужна поддержка больших форматов и большой плотности бумаги. Всё это необходимо учесть заранее перед покупкой.

Что касается дополнительных возможностей, то некоторые модели поддерживают прямую отсылку сканированных документов на почту (Scan to Email), другие оснащены USB-портом для подключения флэш- и объёмных накопителей, третьи обладают сетевым функционалом и готовы «подружиться» с мобильными гаджетами и облачными сервисами.

Для создания готовых презентаций подойдут устройства с брошюровщиками, наличие опциональной фальцовки позволит печатать листовки и брошюры, встроенный сортировщик и функция степлирования наведут порядок с готовыми документами, а благодаря ароматизаторам воздуха в вашем доме или офисе всегда будет свежий и приятный запах. Осталось лишь понять, нужно ли вам всё это. Надеемся, данная статья поможет выбрать МФУ для домашнего использования.

Лучшие МФУ для крупного офиса

МФУ для большого офиса, вне всякого сомнения, являются самыми дорогими, но в то же время лучшими по набору всевозможных опций приборами. Созданные максимально прочными и надежными, эти внушительные разработки легко выдержат печать более 100000 листов за месяц, из-за чего их нередко сравнивают с мини-типографиями. В большинстве своем рассчитанные на черно-белую печать, самые мощные МФУ нередко могут похвастаться возможностью распечатать около полусотни страниц текста всего за минуту. При этом многие из них поддерживают формат бумаги А3, что пригодится для печати всевозможных графиков, а некоторые настолько автоматизированы, что участие человека в процессе почти не требуется.

Как выбрать принтер

О выборе лучшего принтера нам поможет разобраться Дмитрий Мелешин, руководитель компьютерного салона «Статус».

Однофункциональный или универсальный принтер

Для печати общего назначения дополнительная возможность означает выбор универсального принтера, также известного как многофункциональный принтер (МФУ). Эти другие функции включают в себя комбинацию сканирования, копирования и отправки факсов с вашего компьютера, автономную передачу факсов и сканирование по электронной почте.

Офисные принтеры также обычно добавляют автоматический податчик документов для сканирования, копирования и/или отправки факса многостраничных документов. Некоторые МФУ могут обрабатывать двухсторонние документы, либо сканируя одну сторону, переворачивая страницу и сканируя другую сторону, либо используя два датчика для сканирования обеих сторон страницы за один проход.

Лазерный или струйный

В процессе определения, когда вы им займетесь во время выбора, будет решён вопрос о технологии печати: струйная или лазерная. Струйные принтеры печатают чернилами. Как правило, они могут печатать цветные фотографии. Но нужно учесть, что если вы собираетесь серьезно заняться печатью фотографий, то принтеры не всегда лучший вариант. Производители топовые возможности туда не закладывают, однако, на любительском плане есть интересные аппараты. Струйные аппараты обладают одним существенным минусом — на них нужно периодически печатать, чтобы чернила не засохли в системе принтера. Если вы на лето о нем забудете, то к осени можно будет смело с ним распрощаться. При выборе учтите этот факт.

Лазерный принтер, как правило, монохромный. Печатает путем переноса тонера (порошка) на бумагу методом нагрева. Есть лазерные цветные принтера, но они громоздки для дома. Цена на цветной аппарат довольно высокая и для печати фотографий на лазерном принтере потребуется специальная бумага, которую нужно ещё поискать. Для печати фотографий, мы рекомендуем струйный принтер. Если основная задача — рефераты и доклады для учёбы, то можно обратить внимание на монохромный лазерный аппарат. Плюсы его — он не засыхает, как струйный принтер. Гораздо проще ещё заправлять. В целом лазерные принтеры неприхотливы в обслуживании. Минус только в его монохромной печати.

Стоимость печати

И ещё один момент, который нужно обязательно учитывать — стоимость картриджей. При покупке аппарата из низкой ценовой категории, может быть неприятным сюрпризом стоимость картриджей для него. Иногда стоимость набора сравнима со стоимостью самого принтера. Сравните стоимость отпечатка на том или ином аппарате. Практически у каждого в характеристиках указана емкость картриджа в количестве условных страниц.

Если нужно распечатать что-то по работе, то будьте внимательны с объёмом печати. Часто количество отпечатков уходит на второй план и вы не замечаете, сколько печатаете. Вспомните, сколько пачек бумаги вы расходуете. В одной пачке 500 листов. Если вы бухгалтер, то вопрос о стоимости картриджа и возможность его заправки будет актуальным.

Цветное или черно-белое копирование?

Для домашнего принтера вам, вероятно, нужен цвет, но для офисной модели, возможно, нет причин тратить деньги на вывод цвета и стоимость обслуживания четырех цветных тонер-картриджей против одного черного. Имейте в виду, что многие цветные лазеры могут печатать с достаточно высоким качеством, чтобы сделать качественные рекламные раздаточные материалы и брошюры, что может сэкономить вам деньги по сравнению с печатью небольших количеств в местной типографии.

Размер имеет значение?

Обязательно посмотрите на размер принтера и оцените, насколько большими могут быть некоторые из них, особенно с удлиненными лотками. Даже некоторые домашние модели могут быть неудобно большими, чтобы делить с ними стол. Обратите внимание, что некоторые принтеры с небольшим размером могут быть достаточно высокими. С другой стороны, мы видим растущее число компактных версий, которые могут поместиться в тесных помещениях в квартирах, домашних офисах и общежитиях.

А что со связью?

В дополнение к USB-порту большинство офисных принтеров и все большее число домашних принтеров включают порты Ethernet, поэтому вы можете легко использовать принтер в сети. Принтеры, поддерживающие Wi-Fi Direct, могут напрямую подключаться к большинству устройств с поддержкой Wi–Fi, даже если ваш компьютер или портативный компьютер не предназначены для поддержки Wi-Fi Direct. Есть и принтеры, которые могут подключаться и печатать с мобильного устройства с помощью беспроводной связи NFC.